「PROJECT MANAGEMENT」と書かれたボタンを押すビジネスマン

プロジェクト管理ツールでチームプロジェクトを円滑に進めよう!

「PROJECT MANAGEMENT」と書かれたボタンを押すビジネスマン

2020年に入ってリモートワークを導入している企業は増えているのではないでしょうか?今までは会社で顔を合わせてプロジェクトの進捗管理が細かくできましたよね。しかしリモートワークが導入されると、細かくプロジェクトの進捗管理をすることが難しくなっていませんか?大まかなスケジュール管理やプロジェクト進捗の確認は社内ツールでできても、必要な情報が得にくいことがありますよね。

そこで、新しくプロジェクト管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。プロジェクトツールは目的別に様々な種類があるため、困っている部分に対応できるかもしれません。今回の記事ではプロジェクト管理ツールでできることや、選び方、目的に合わせたプロジェクト管理ツールの紹介をしていきます。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールのモニタ画面

プロジェクト管理ツールとはプロジェクトのスケージュールやタスク管理、コスト管理などが一括して確認できるツールです。そして確認だけでなく情報更新もタイムリーにツール上でできます。

これまでのアナログな方法ではエクセルで進捗管理をしたりメールで進捗確認などをしていませんでしたか?プロジェクト管理ツールを使えば、アプリ上で情報更新をすれば進捗報告や連絡事項共有も一括でできるのです。プロジェクトメンバー全員の進捗状況がすぐにわかるので、何かあった時の対応や作業の優先順位の共有もタイムリーに行うことができます。

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは?

プロジェクト管理ツールを導入するメリットをまとめると以下のような物があります。

  • プロジェクト管理項目の設計からアサイン、進捗確認の部分まで一括してアプリ上で行える
  • メンバー内の情報共有がアプリ上でタイムリーにできるので効率的
  • 進捗報告書などもツールと連動して作成することができる
  • エクセルのマクロやVBAなどが得意でない人でも容易に使うことができる

これまでは、手作りの進捗表やメールのやり取りなどでプロジェクト管理をしていた人もいるでしょう。プロジェクト管理ツールを利用すれば、アプリ上で全てを一括でこなすことができるので手間がかからないのです。

プロジェクト管理ツールがない場合のデメリットは?

プロジェクト管理ツールを導入していない会社では、エクセルで情報を共有をし合ったり、スプレッドシートで共同で更新をし合うなどしていたのではないでしょうか。

アナログな企業の場合は紙に記入をしたり、メールを送りあったりすることもありますよね。しかし、そのような場合には多数のデメリットが生じます。

  • プロジェクトメンバー全員にタイムリーな情報共有ができない
  • 管理者に様々なメンバーからの情報が集中し、管理が困難になってくる
  • 必要な情報を得るのに幾つものファイルを開く必要がある
  • 無駄なメールが溜まって作業効率を下げてしまう
  • 情報更新ミスが発生する

このようなデメリットがあります。タスクや作業進捗などプロジェクトに関わる管理項目が多いと、管理するファイルが多くなりますよね。

管理者への報告メールのCCで不要なメールが溜まって作業の邪魔になるなんて事もよくあります。これらの手間をなくしてみたいと思いませんか?

プロジェクト管理ツールでできること

プロジェクトプランと青いペン

プロジェクト管理ツールでできることを具体的にできることをまとめると以下のようになっております。

  • ガントチャートの作成
  • メンバーのタスクのアサインや進捗管理
  • メンバーの稼働実績を含めた費用の管理
  • メンバーのスケジュールと作業進捗の見える化
  • 業務の偏りの可視化
  • 稟議書や経費精算などの申請書類の作成

各ツールによって特徴はありますが、大まかにこれらのことがアプリ上で一括でできるようになります。

プロジェクト管理計画の作成と進捗管理はエクセルより遥かに楽

プロジェクト計画を作る上で工数を洗い出し、タスク工程の分解や作業時間目安を作りますよね。そして、その後それに合わせてアサインや進捗管理をしないといけないですよね。それを手作業で作成して更新をしていくとかなりの手間がかかります。しかし、プロジェクト管理ツールではガントチャートの作成フォーマットがあり、アサインや進捗報告の管理も簡単にできるのです。そして、メンバーが作業のタスク進捗を入力するとガントチャート上にも連動されます。上司への進捗報告とガントチャートの更新の2度手間もなく非常に簡単です。

勤務実績と連動して行程の費用管理も簡単に可能

通常ガントチャートにある行程と作業時間を割り出した費用計算は別で行い、後から入力をすることが多いですよね。しかし、プロジェクト管理ツールを使えば、メンバーのタスク稼働時間と連動して自動で費用計算をしてくれるのです。ガントチャート上に連動するので予算と実績の対比もしやすくなるのです。進捗率と合わせて費用管理も同一画面でタイムリーに表示されるので、管理者はいくつものファイルを見る手間がなくなります。

メンバーのスケジュールや作業進捗を見える化できる

メンバーのスケジュールをoutlookやGoogleカレンダーなどで確認している方も多いのではないでしょうか。しかしそのためにわざわざツールを開くのは面倒ですよね。

プロジェクト管理ツールでは、アプリ上で登録するだけでなく、外部ツールと連動してスケジュール確認をする事も可能です。作業進捗も各タスク毎にパーセンテージやコメント付きで確認することもできます。メンバー毎のタスクの偏りなどもレポートで見ることができるので、管理者はメンバーのスケジュールや託す進捗を見て、計画修正のアサインも容易にすることができます。

報告書や申請書の作成も可能

こちらはオプションプランに入っている場合が多いですが、プロジェクト管理ツールでは各企業に合わせた、報告書や申請書と連動して書類を作成する機能もあります。わざわざ専用のフォーマットに転記をするのは面倒です。管理ツールと連動していればミスも少なくなり、時間効率もアップします。

プロジェクト管理ツールの選び方

複数のブロックの中から1つを選ぶ

ここまでプロジェクト管理ツールのメリットや機能をお話ししてきました。ここで押さえておきたい点として、プロジェクト管理ツールによって特徴が異なる点です。

より細かいプロジェクト管理と効率化ができるツールもあれば、簡易的で誰でも使いやすいタスク管理に特化した管理ツールもあります。プロジェクト管理ツールを選ぶときは自社の悩みや予算に合わせて選ぶようにしましょう。ここではプロジェクト管理ツールの選び方をお話ししていきます。

クラウド型とインストール型がある

プロジェクト管理ツールではクラウド型とインストール型があります。プロジェクトツールを選ぶときにはまずこの2つを選びます。社内での管理がメインになる場合か、社外の方とも情報共有が多い場合で分けると良いでしょう。

クラウド型の特徴

外部の方と連動したプロジェクトが多い企業では、クラウド型のツールがおすすめです。特徴をまとめると

  • 外部サーバー上で権限を与えた人間であればアクセスができるので、外部の方と情報共有をしやすい
  • コストが抑えられる
  • 保守運用は自動でされるため簡単
  • ネット環境がない場所では使えない可能性がある

インストール型の特徴

インストール型の場合は社内組織で利用する場合におすすめです。特徴をまとめると

  • セキュリティ面はクラウド型より優れている
  • 自社機能に合わせたカスタムも可能
  • オフラインでも利用ができる
  • 保守運用は自分たちでする必要がある

必要な機能とコストバランスで選ぶ

部署によってはコスト管理は別の部署がやっており、タスクの実行だけで良い場合がありますよね。一方Web系の企業では原価計算が稼働時間も関わるのでタスク工程の費用換算が必要になります。

つまり、工数管理や費用管理を重要とするプロジェクトと、タスクと進捗管理が重要視されるプロジェクトがあるのです。重視される項目がしっかり兼ね揃えられているツールを選びましょう。 プロジェクトの内容や規模によっては、無料プランや一番安いプランでも十分な場合もあります。そのバランスを考えて選びましょう。

操作性で選ぶ

企業によっては、アナログな部分がかなり残っている場合もあります。そんな所でデジタルな機能を急に入れてもメンバーが活用できるとは限りません。その場合、シンプルで操作性の良いツールを選んでみるのも悪くないでしょう。基本的にどのツールも無料お試し期間があるので、使いこなせるか不安な方は利用してみることをおすすめします。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際の注意点

2つのチェックボックスとメガネの男性

プロジェクト管理ツールを選ぶ際の注意点をお話ししていきます。プロジェクト管理ツールの選び方と大きく関わってくるところですが、注意点が2つあります。

  • ツールを導入するべき課題を明確化しているのか
  • エンジニアやITリテラシーがある人がいるのか

この2点において注意をするようにしましょう。作業効率を上げるために導入したツールが返って作業効率を悪くする場合があります。

ツール導入する課題が明確化してないと管理が煩雑になる場合がある

まずはツールを導入する前に課題を明確化しなければなりません。タスク工程と費用管理なのか、スケジュール管理なのか業務効率をするための課題はそれぞれ違いますよね。

高機能なツールを導入するとその分コストもかかります。その分しっかり管理を使いこなそうとしますよね。課題を明確化させて必要な機能を絞り込まなければ、返ってそのツールを使いこなせず非効率になってしまいます。ツール導入にかかるコストアップにもなってしまうので、目的を明確化させて必要なツールを選ぶように注意をしましょう。

インストール型だとITリテラシーがある人材が必要

クラウド型のツールはアプリの保守運用は運用元が基本的にはやってくれるので、システム更新の必要はありません。しかしインストール型のツールはシステムの更新やカスタムは自分たちでやらなければなりません。その場合はエンジニアやITリテラシーがある方が必要です。初めは無料版で様々なアプリを試して使いやすいアプリを利用することをおすすめします。

おすすめのプロジェクト管理ツールを紹介

ここまででプロジェクト管理ツールのメリットや注意点がわかったと思います。最後におすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。高機能で中規模以上のプロジェクト管理がしやすいアプリから、簡単に使えるアプリまで紹介をしていきます。

コストを抑えて使うならRedmine

Redmine スクリーンショット

Redmineはオープンソースの無料システムです。こちらはダウンロードをして利用するタイプです。コストを抑えて試しに使ってみたい方には非常におすすめです。

Redmineの特徴は

  • チケットという形で作業タスクを細分化し、そのチケットを消化していく表示形式
  • 複数人が同時にアクセスしてファイル編集が可能に
  • オープンソースで完全無料で使える。有料でクラウドバージョンあり

Redmineの特徴は、作業タスクの進捗の可視化がしやすいことです。細分化されたタスクをチケットという形で表示されます。メンバーはそのチケットを消化していくために仕事の組み立てをするようにます。そしてチケットがなくなったら仕事が完了となるので、ゴールが見えやすいことが特徴に挙げられます。また、複数人が同時にファイル編集ができるので作業が滞りなく進めることができるのです。

関係者が多いプロジェクトにおすすめなBacklog

Backlog スクリーンショット

Backlogはクラウド型のツールでWeb制作からバックオフィス業務まで様々な職種で柔軟的に使えるタスク管理ツールです。中~大規模なプロジェクトや社内外の様々な職種の関係者と関わる場合におすすめです。

Backlogの特徴は

  • 社内の別部署の人や社外の方ともコミュニケーションがしやすい、メンバー管理機能になっている
  • 高機能ながらシンプルでわかりやすいインターフェースになっている
  • 担当者と担当業務のタスク管理が可視化がしやすい

Backlogは他部署や社外の人とのコラボレーションに重きをおいています。そのため誰でもわかりやすいインターフェースになっており、絵文字機能もついていることから活発なコミュニケーションを目的にしていることがわかります。

料金体系に関しても人気のプレミアプランでは月額19,800円と高いように見えますが、人数制限は無くストレージ容量も100GBと中規模のチームに対応できます。メールやチャットでの問い合わせ対応もしているので使い慣れていない方でも利用がしやすいです。

簡単操作でタスク管理をしたいのであればJooto

Jooto スクリーンショット

Jootoは国産のアプリで、付箋を貼ったり剥がしたりするように使えるカンバン方式のツールです。感覚的に利用できるのでPC操作に慣れていない日本人には非常に使いやすいでしょう。

Jootoの特徴は大きく以下のようになっています。

  • ドラッグ&ドロップで簡単に操作ができる
  • 一目でわかりやすいガントチャート
  • スマホアプリ対応でSlackやChatworkなどのアプリとも連動できる

基本的にJootoは視覚的にわかりやすいフォントで作られており、ガントチャートも見やすいです。細かいタスク管理もしやすく、チェックリスト機能やタスクフィルタも利用できるので、進捗確認が簡単にできます。

スマホアプリにも対応しているので、外出先でも使えてとても便利です。料金も以下のように非常に安いので小規模のプロジェクトからでも導入がしやすいです。基本機能は無料プランでも全て利用できます。

機能/料金プラン無料プランスタンダードエンタープライズ
ユーザー数4人まで1人追加毎に課金
       4人まで無料
1人〜
データ上限100MB1ライセンス5GB1ライセンス10GB
ゲスト機能なしありあり
料金無料500円/月(1ライセンス)980円/月(1ライセンス)

まとめ

プロジェクトマネージャーがプロジェクト管理ツールを使用している様子

プロジェクト管理ツールを使えば小規模から大規模のプリジェクトまでタスク管理をすることが容易になります。また、作業の効率化だけでなく、ミスを無くすことやタスク管理分析をすることも可能になります。

この記事の内容をまとめると

  • プロジェクト管理ツールを導入するとプロジェクトの進捗が可視化でき、チーム内の情報共有がタイムリーにできる
  • 選ぶときには目的を明確化して、自分たちに必要なツールをしっかり選ぶことが重要
  • 主にWeb系で使われるが、バックオフィスの部署や社外関係者との連携をとるときにも非常に便利なツールになっている

各ツールでは無料のお試し期間があります。ツールの利用者や目的に合わせて選ぶべきツールが変わってくるので、この記事を参考にぜひ試してみて下さい。

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